Archives : Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.

Producteur : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.

Les composantes

Pièce : Plus petite unité de description, indivisible matériellement et intellectuellement.

Dossier : Ensemble de documents constitué soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d’une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d’archives.

Article : Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement. Constitue tout à la fois l’unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.

Fonds : Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s’oppose à celle de collection.

Collection : Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard.

Série : Correspond soit à un fonds, soit à une partie d’un fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique. À ne pas confondre avec la série organique.

Série organique : Division organique du fonds, identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent d’une même forme.

Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.

Les âges des archives

Cycle de vie des archives : aussi appelé « théorie des trois âge », définition des archives courantes, intermédiaires et définitives.  Courantes : documents d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires. Intermédiaires : documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. Définitives ou historiques : documents qui ont subi les tris et éliminations praticables et doivent être conservés sans limitation de durée pour la documentation historique de la recherche.

La gestion des archives courantes et intermédiaires

Records Management : Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires, ou la gestion des documents d’activités (ISO).

Tableau de gestion : État des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Fixe pour chaque type de document les DUA, délais de versement au service d’archives compétent, traitement final et modalités de tri à lui appliquer. Aussi appelé référentiel de conservation.

Durée d’Utilité Administrative (DUA) : Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

Plan de classement : Système qui fixe l’organisation des archives courante et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver. Aussi l’ordre dans lequel les archives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. À ne pas confondre avec le cadre de classement.

Les missions et activités des services d’archives

Collecte : Consiste à recueillir et à recherche auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts, ou des dons, et aussi des documents à acheter.

Description archivistique : Présentation intellectuelle et matérielle d’une unité de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique.

Récolement : Vérification systématique, lors de la prise en charge d’un service d’archives ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l’ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants ou aux récolements antérieurs. Aussi un outil de gestion de l’espace et un moyen de prévoir les opérations de reconditionnement, restauration, etc.

Cadre de classement : Plan directeur pré-établi qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions appelées séries et sous-séries.

Classement : (1) Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe de respect des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver.  (2) Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant. (3) Procédure de protection d’un fonds d’archives privées au titre d’une législation spécifique sur les archives ou sur les biens culturels.

Conditionnement : Opération destinée à protéger matériellement des documents d’archives à l’aide de chemises, sous-chemises, boîtes, papier d’empaquetage, sangles, tubes, pochettes, portefeuilles, etc.

Instrument de recherche : Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.

Bordereau de versement : Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche.

Élimination : Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de documents du versement auquel il appartient, ou bien des documents d’un dossier, car dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique.

Bordereau d’élimination : État des documents soumis par un service producteur au visa d’élimination de l’archiviste, ou proposé pour élimination par un service d’archive au service dont émanent les documents.

Conservation préventive : Ensemble des mesures prises par un service d’archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d’assurer leur sauvegarde.

Système d’Archivage Électronique (SAE) : Solution informatique dédiée à l’archivage numérique permettant de recevoir, conserver, gérer le cycle de vie, communiquer et restituer des documents numériques. Doit être conforté par un ensemble de procédures visant notamment à documenter le processus d’archivage.