Parce que la loi du 28 pluviôse an VIII (17 février 1800) organise la vie administrative française autours de Paris, l’existence des archives communales n’est pas systématique. Sous l’Empire, les villes n’ont pas l’obligation législative de garder les archives communales, excepté les Etats-Civils. Ceux –là sont utiles aux personnes pour prouver leurs droits, ils voient le jour avec le décret du 20 septembre 1792, se substituent aux registres paroissiaux, sont tenus par le maire et indique les dates de naissance, mariage (avec la mention de « divorce » si besoin) et de décès. L’importance de l’Etat-Civil a de nombreuse fois été prouvée par divers événements, comme la constitution, en 1798, des premières listes pour le service militaire, l’incendie de l’Hôtel de Ville en 1871 et l’opération de reconstitution de tous les actes ou encore, en 1848, l’abolition de l’esclavage qui pose la question de la civilité des anciens esclaves. L’Etat-Civil est également versé aux archives départementales, comme, à terme, la plupart des archives communales, par manque d’espace et/ou de budget, ou par respect du code du patrimoine.
Grâce aux lois de décentralisation de 1982 et 1983, les communes et départements retrouvent un certain pouvoir exécutif, ce qui donne nécessairement une importance supplémentaire aux archives communales.
Les archives communales se distinguent des archives départementales et nationales aussi par leur taille très variable et leur diversité : dépendant de la taille de la commune, le volume du dépôt peut aussi bien être très réduit que très étendu. Aujourd’hui, la gestion des archives communales a trouvé sa norme, elle est réglementée et répond à un cadre de classement commun (1926) et au code du patrimoine. Elle aussi sous l’autorité des archives départementales qui exercent sur elle un contrôle scientifique et technique.
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